• Un pequeño vídeo puede ser un complemento muy bueno. Observar actitudes, formas de actuar y de expresarse, comportamientos… “Quién asesinó la venta” o “El vendedor” de la serie “Camera Café“, pueden ser un buen ejemplo.
• Taller telefónico. ¿Cómo llamamos a futuros clientes? Siempre conviene tener algo preparado, evitando palabras que impliquen negatividad o situaciones cortantes. Ser amable, conocer el nombre y el cargo de la persona con la que estamos hablando (secretaria, recepcionista, director…) y adecuar nuestras palabras a ello. La forma de trato, la predisposición a reuniones físicas ofreciendo algo palpable, relajarse al hablar… fueron otros de los conceptos tratados a la hora de cerrar una reunión, concertar una entrevista o presentar la empresa por teléfono.
• Toda la empresa vende, cada empleado es la imagen de la compañía. Por ello, no sólo el comercial tiene que dar buena imagen, sino todos los compañeros, aún los de cargos más básicos o que no estén cara al público. Evitar que los problemas salgan fuera, que haya especulaciones, mantener la privacidad, las buenas maneras con el cliente en todos los departamentos…
• Que la comunicación con el cliente esté centralizada, aunque no hable con él la misma persona. Un comercial debe saber cuándo puede estar listo el producto para hacer una demostración, al igual que el técnico ha de estar enterado para tenerlo todo a punto. Si ambos perfiles se comunican con el cliente sin saber uno del otro, se dará una imagen de descordinación absoluta. Y si en lugar de uno, hay varios comerciales y cada uno de ellos da una visión diferente de la empresa…
• Del mismo modo, la comunicación interna es, por eso mismo, muy importante. En referencia también al punto anterior, toda la empresa debe vender remando en la misma dirección.

Como hemos comentado en otras ocasiones, escuchado también en otros eventos, emprender, es saber vender.

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En algunas ocasiones hemos hablado por aquí de metodologías ágiles, gestión de proyectos… temas muy relacionados con esa buena gestión del tiempo. El día tiene horas limitadas y una mala planificación puede significar no cumplir plazos, o sufrir mucho con horas extra, así como depender de factores externos que hagan que la empresa vaya un poco por los picos del teléfono… o incluso que cada día sea un nuevo pico de trabajo porque no se han organizado bien las tareas, las funciones… ¿Cómo hacer más en menos?

Planificar en base a objetivos (hitos), definir y desglosar bien cada tarea dentro de esos hitos, llevar un control por escrito de to-dos (lista de tareas) e ir tachando (según la prioridad), no distraerse con el ruido (internet, otras tareas…), tener muy claro aquella cosa concreta a realizar… han sido varias de las ideas lanzadas. También se extrapola al tiempo no laboral, pues en muchos casos consumimos por esa mala gestión más horas de trabajo, reduciendo mucho tiempo de ocio.

Algunas buenas prácticas,

• Plantear hitos, etapas o objetivos…  y dividirlos en subhitos más pequeños, con una visión temporal estimada.
• En esa división, plantear un hito semanal, planteado un lunes y revisado el lunes próximo.
• Hacer una nueva división por tareas muy concretas y definidas, planificando cada día en base a ello. (Qué vamos a hacer mañana, en qué orden según la urgencia / prioridad)
• Hacer una pequeña revisión del día, para plantear mejor el día siguiente, en función de lo que no ha dado tiempo, de lo que sí…
• Dedicar tiempo al descanso y ocio, también es importante para rendir y evitar fatigas y frustraciones.

En Undead seguimos un poco toda esa filosofía, y comparado con nuestra etapa amateur en la que todos esos procesos los dejábamos más de lado, notamos una mayor eficiencia (con diferencia), que al principio puede ser costoso de ver o parecer un trámite inútil, pero que cuando se va poniendo en práctica, se demuestra.

Un libro recomendado sobre todo esto, es “Gestiona mejor tu vida“, de Alberto Pena. Y en cuanto a juegos, muchos pueden ayudarnos a darnos cuenta de la importancia de todo esto: tiempo, estrés, prioridades… suelen ser habilidades inherentes a desarrollar en el género llamado, precisamente, gestión del tiempo.

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• Idea. Muchas veces hemos comentado que lo importante no es la idea en sí, sino la ejecución. Una idea puede transformarse por el camino, siendo necesario no obsesionarse con un rumbo en concreto si se ve que no marcha. Hubo varios ejemplos, como una compañía que tras dos años de enfocarse sin éxito a grandes empresas, descubrió que donde estaba su negocio era en las pequeñas. En otro caso, una empresa decidió seguir con su filosofía actual, cuando la competencia optó por el cambio, haciendo de ese punto “conservador” artesanal su aspecto diferenciador. ¿Entonces? Analizar y arriesgarse (si no te arriesgas, otra compañía que sí lo haga puede sobrepasarte), pero siempre con una buena planificación.
• Mercado. Relacionado con la idea, muchas empresas han muerto por no tener un estudio de mercado realista. El producto puede ser muy bueno, pero no existir nicho para él, o bien no estar enfocado a donde lo hay. Y además, hay que venderlo. ¿A quién? ¿Dónde? ¿Cómo? ¿Por qué? Muchas empresas han caído creyendo que tienen un producto revelador, pero que realmente no suplía una necesidad, o no había hueco donde meterse…
• Financiación. Gestionar mal los flujos de caja, no estar dispuesto a utilizar recursos propios, tener la mentalidad de “hacerse rico” en los primeros meses, una mala previsión de tesorería, no ajustar los presupuestos…. suelen ser prácticas a evitar y un cúmulo de los errores más frecuentes, junto a los dos puntos anteriores.
• Socios. También un tema común, y del que ya hemos hablado. Puede parecer un tópico, pero es muy real en muchas empresas, sobre todo ante planteamientos de la salida de la compañía, compra, crecimiento… y decisiones conflictivas.
• Recursos humanos. Crecer con organización, gestionar bien a las personas con las que trabajamos…

Las la primera exposición, hubo tiempo para el dialogo en la sala y posterior networking, donde seguimos hablando un poco de todos estos temas, siendo otro encuentro de reflexión y opiniones.

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Misión

En este apartado hay que definir el negocio, las necesidades que cubre y los servicios / productos que ofrece en función de ello, el mercado al cual nos enfocamos y en el que se desarrolla la empresa y la imagen pública que queremos transmitir. ¿Qué hago? ¿Por qué? ¿Con qué finalidad?

Visión

El propósito de la visión es guiar, controlar y alentar a la organización para alcanzar el estado deseable. ¿Dónde queremos llegar? ¿Cómo deseamos que sea la situación futura? ¿Qué queremos conseguir?

Valores

Los valores son el conjunto de principios, reglas, creencias… que regulan la gestión de la empresa. Una filosofía de vida aplicada a la empresa, constituyendo la filosofía institucional y el soporte de su cultura. Formas de trabajo, actitudes… quizás esta parte es la más estándar, pues se tiende a hablar de conceptos algo generales como eficacia, transparencia, compromiso…

Buscando “Misión, visión, valores…” en internet, se pueden encontrar muchos ejemplos de estos tres conceptos, considerados básicos a la hora de pensar en un proyecto empresarial.

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Desarrollo del equipo

Mediante una gráfica, vimos los estados por los que pasa un grupo de trabajo: grupo inmaduro, grupo fraccionado, grupo que comparte y equipo eficaz, siendo este último aquel que tiene una interdependencia (cohesión, emociones dirigas hacia los otros, capacidad de reflexión…) y que es capaz de resolver problemas, manteniendo un flujo de información constante y bidireccional.

Hablamos de cómo se comparten los espacios (despachos cerrados y distribución diáfana), de cómo se plantean las reuniones, de cómo se transmite la información en ellas, de cómo y cuánto se planifica….

Planificación

Una planificación es esencial. En ese proceso entran en juego 3 cuestiones: qué esperamos (objetivos de desarrollo), cómo lo vamos a hacer (recursos + información, planes de acción y las acciones en sí mismas) y qué conseguimos (resultados obtenidos). En estas tres fases es necesario un seguimiento: estar pendiente de los problemas, de las dificultades o imprevistos…. con reuniones frecuentes. En nuestro caso, tenemos una reunión más larga cada lunes, y luego pequeñas reuniones para comentar los progresos de cada día, a modo de un SCRUM simplificado. También hablamos precisamente del seguimiento de metodologías concretas, propias o basadas en algunas existentes, de que todo el mundo conozca esas pautas, de actualizar esos procedimientos…

Reuniones

Las reuniones de trabajo deberían ser el espacio donde se toman decisiones consensuadas, implicando a todos los miembros en los objetivos comunes. Para que una reunión sea efectiva, debe haber una comunicación fluida,  con plena participación. Debe ser necesaria su convocatoria (a veces los protocolos hacen más mal que bien si no son necesarios), debe estar preparada (saber qué vamos a contar si la dirigimos, saber de qué va si asistimos) y concluir con un plan de actuación: qué vamos a hacer para llevar a cabo todo lo acordado.

Las funciones del líder en las reuniones deberían ser de estimulación, controlar las intervenciones y moderar los turnos, estimular a los participantes, en especial a los más “débiles” o “callados” por timidez u hostilidad, escuchar sugerencias o ideas… y en definitiva, tener facilidades de trato: se habla con personas.

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Desde nuestro punto de vista financiero, las subvenciones están prácticamente descartadas.  Los primeros meses pusimos bastante empeño en informarnos, llamando por teléfono, visitando oficinas como el imade, mirando el BOE… una documentación muy dispersa y nada clara. En casi todas las convocatorias, además, no éramos aptos. Empresas con unas cuentas de muchos beneficios, de varios años de antiguedad, con más de x empleados…. pero algunas si se ajustaban a nuestra compañía. Profundizando más, nos damos cuenta de la cantidad de información que se debe aportar: certificados, fotocopias, escrituras, resúmenes, memorias… Y comenzamos a pensar que estamos perdiendo el tiempo, invirtiendo muchas horas en algo con un final demasiado incierto. Metidos ya en faena, seguimos con ello, y con algunas odiseas en la entrega (en una nos perdieron papeles, no nos sellaron los certificiados…) las dejamos entregadas. Nueve meses después, parece que hemos tenido suerte y hemos recibimos una contestación, siendo beneficiarios y quedando exentos de una parte de impuestos por un año. No es gran cosa, pero como oímos en un evento, sólo con que el estado no nos ponga trabas, ya nos estará ayudando. Y la seguridad social, por ejemplo, es algo que afixia en momentos clave, como periodos sin ingresos.

El otro día nos contaba el director de una empresa amiga que ellos habían recibido mucho dinero a través de subvenciones, siendo una base importante de su financiación. Requiere mucho esfuerzo, pero especializándose en eso, se pueden conseguir muchos fondos. No obstante, desde nuestra experiencia creemos que es mejor centrarse en buscar algo más sólido, como clientes o pulir un buen producto que vender. Aunque no se cuente con ello para los planes de empresa, algunas requieren menos dedicación y se pueden solicitar sin muchas pegas, pero en general, es muy costoso, y más difícil tener suerte. Por otro lado, hemos sabido de algunas empresas que se dedican a ello, y que a cambio si te condecen la ayuda, se quedan con un porcentaje. Pero no hemos indagado sobre ello, siendo quizás otra opción.

Como resumen o consejo, ir a las más fáciles sin destinar muchos recursos, invirtiendo éstos en algo más palpable. Y si por casualidad toca, tendrás más libertad, pero no basarás tu idea en algo difuso.

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Alguna vez hemos comentado que la percepción de los empresarios con más trayectoria es que la idea vale poco. En nuestro caso, sin ir más lejos, hemos notado cómo en estos meses de desarrollo de Somflee, han salido muchos proyectos con cierta afinidad, e incluso algunos de ellos que han imitado funcionalidades que ya teníamos bien definidas y/o pensadas. Por tanto aquello que hace grande a un proyecto no es el proyecto en sí, aunque sea un buen proyecto. Fernando declaró, por ejemplo, que no entiende cómo gente que busca financiación, no está involucrada al 100% (o 500%) con ello. “Si tú no pones tu tiempo / dinero en tu proyecto… ¿cómo lo voy a poner yo? Además, tienes al lado a alguien que sí lo está dando todo y, que por tanto, merece más confianza“. El equipo por tanto debe ser el eje de la idea. Dedicarse a tiempo completo, dejarse la piel por el proyecto, reducir gastos… y rodearse de un buen equipo serían aspectos claves para el éxito.

En relación al equipo, se habló también de los socios. Cómo repartir el capital, llegar a un acuerdo de socios en el que esté todo atado (separarte de un socio es más difícil que divorciarse, decía también Fernando), que haya equilibrio (que todos remen en la misma dirección, que el compromiso sea uniforme), buena comunicación… Muchas veces la idea es socializar el reparto, a partes iguales, pero no hay cosa que dé más problemas a medio plazo que eso.. y hay que tener una columna vertebral bien sólida de valores y principios, para que esas diferencias entre los socios no acaben mermando en la compañía.

Otro tema hablado fue la ineficacia y dificultades de la administración española. ¿Cómo es posible que nada más crear tu empresa ya te estén acosando con mil impuestos? Y que el apoyo institucional realmente se quede sólo en buenas palabras? “Si la administración no interfiere y da problemas, será una buena ayuda…” Sobre subvenciones… una locura que no sirve de mucho. Constatado también en Undead, cuando este Martes entregamos la documentación para solicitar una… y caos total en las tramitaciones, gestión… En cuanto a bussiness angels e inversores privados… hay muy pocos, y la mayoría no entienden de tecnología… En muchos casos, incluso, son más demonios que ángeles… declaraba un asistente.

Para terminar y, recogiendo todas las ideas, hacemos una recopilación de conceptos que nos llamaron mucho la atención.

• Reducir gastos como sea: si tienes una hipoteca, vete de alquiler… si pagas un alquiler, vive con los padres…. controla el gasto personal y si tienes una pareja que usa mucho la tarjeta, déjala!. No puedes emprender y querer vivir con lujos, cuando está naciendo tu empresa y ella es quién necesita el dinero.
• La travesía por el desierto, es muy dura. Full – time, entregarse en cuerpo y alma, invertir los propios recursos y un buen plan… además de equipo muy compacto que siempre se mantenga en pie.
• Los ingresos son siempre menores y llegan más tarde. 5 o 6 meses antes de que veas que te quedas sin dinero, declara la alerta roja, no esperes al último mes, porque perderás toda capacidad negociadora.
• Coge el dinero cuando se presente la oportunidad, aunque no lo necesites en ese momento porque tengas buena caja. Quizás más adelante lo necesites, y ya no tengas esa oportunidad.
• A veces damos el 20% a alguien sólo porque ha asistido a todas las reuniones. Un buen abogado para realizar un buen acuerdo de socios, es vital.

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A nivel más interno, hemos emitido / pagado las primeras facturas, teniendo en la contabilidad otro handicap. Para nuestro caso, nos está ayudando mucho tener ese perfil cubierto por un socio, evitando así la externalización y tomando un mayor control sobre nuestras finanzas. En su repercusión técnica, hemos tenido que tantear varias aplicaciones para llevar las cuentas, varias de ellas soluciones de ERP. Sin duda, una de las cosas que el resto del equipo hemos ido descubriendo estos meses, es que la gestión contable es todo un mundo.

Enviar presupuestos, redactar contratos, elaborar informes, planear el rumbo de la empresa a X meses, tomar decisiones… otra de las cosas que podemos decir es que una empresa puede dar muchos quebraderos de cabeza, que se van resolviendo sobre la marcha a base de la experiencia adquirida con el paso de los días y de las acciones. En los foros de stratos se ha hablado estos días sobre el tema de crear empresas como alternativa a la precariedad general de la industria española (y de hecho hoy en el evento de idéame también ha salido el tema), tarea en principio imposible para proyectos tripe A, pero este año (y el anterior) hemos nacido (y sabemos de varias que nacerán en unos meses) varias empresas. Desde luego, a pesar de las dificultades, nosotros animamos a ello.

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Otro asunto que también nos llama la atención es la protección de datos. En general, se exigen muchas pautas, criterios, comportamientos y medidas para cumplir con las leyes relacionadas, siendo un proceso costoso. Sin embargo, desde la administración apenas se cumple. Desde nuestros papeles del 036 medio perdidos y tirados por una mesa con facilidad de acceso (y extravío) para cualquiera a la publicación del boletín del Registro Mercantil. ¿Por qué es público quién ha creado una empresa? ¿Y si el domicilio social coincide con el particular, por qué aparece de forma obligatoria (y pagada) también publicado?

Temas curiosos…

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Uno de los cambios realizados tiene relación con el régimen de autónomos. En un principio, la empresa correría con ese gasto de forma directa, pero tras darle vueltas y, aunque no habría mucho problema en mantener este sistema, hemos optado por una mejora administrativa: la cuota de autónomos sería pagada de forma individual por cada socio. De esta manera, se incluiría esa cantidad en la nómina de cada uno, o en su defecto, si no hay tal, se justificaría mediante recibí, quedando las cuentas más claras y ordenadas a nivel de contabilidad / administración.

La relación de los socios con la empresa también tiene una dimensión algo compleja, pues por un lado se cotiza como autónomo, pero por otro se trabaja en la empresa como “empleado”, pues el cargo de administrador, como tal, es gratuito por ley. En otro artículo contaremos más en detalle esta relación, así como el tema de las retribuciones, beneficios, consejos de administración…

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